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幹事必見!職場でのオンライン飲み会の進め方と成功させるコツ

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新型コロナウイルス感染拡大の影響で急速に普及したオンライン飲み会。最近は下火になりつつありますが、対面での飲み会はまだまだ自粛が求められています。

そこで今回は、職場でのオンライン飲み会の進め方と成功させるコツをご紹介します。

オンライン飲み会のメリット・デメリット

オンライン飲み会には、幹事、参加者ともにたくさんのメリットがあります。

今までの飲み会で嫌だったことは一切やらなくてよく、通常の飲み会よりも負担が小さいのがオンライン飲み会です。

幹事のメリット

  • お店探しが不要
  • 当日お店への引率が不要
  • 飲み物・食べ物への気配りが不要
  • 二次会以降のお店探しが不要
  • 精算が不要

参加者のメリット

  • 周りの人への気遣いが少ない
  • 経済的負担が小さい
  • 帰宅時間が計算できる
  • 遠隔地からも参加できる
  • 嫌になったら画面OFF×ミュートで抜けられる

 

オンライン飲み会の進め方

事前準備として日程調整 →挨拶の依頼 →スケジューラー送信 →リマインド を行います。

日程調整

まずはオンライン飲み会を開くために日程調整をしましょう。

以前は会社のスケジューラーにプライベートの予定も入れている人が多かったのですが、在宅勤務が普及した結果プライベートの予定は入れ無くなった方が増えました。そのため、全員の予定を確認しなければなりません。

調整さん」というサイトを使えば簡単に日程を決められます。

step
1
候補日程決め

調整さんは、イベントの候補日程ごとに参加できるかそれぞれ回答し、集計される仕組みになっています。そのため、まずは候補日程を決めなくてはなりません。

自分が空いている日程、主賓や上席の空いている日程を確認しましょう。

その後、出席対象者の予定をスケジューラーからざっと確認し、明らかに予定が入っている日を除きましょう。大人数になる場合は全員参加が難しいと思うので、そういうときはあまり考慮しなくて大丈夫です。

step
2
調整さんでイベント作成

用意して候補日程を使って「調整さん」でイベントを作成し、出席対象者にURLを送りましょう。回答し忘れる人が出てくるので、必ず回答期限を設定し、期限が近くなったら未回答者にリマインドしましょう。

回答は候補日程ごとに「〇」「△」「×」の人数が集計・色付けされ、どの日程が一番多くの人が参加できるかすぐわかります。

挨拶を事前にお願いする

開催日が確定したら、上司と主賓に挨拶を事前に依頼します。社会人の飲み会での挨拶は思った以上に長く事前に用意する人がほとんどです。

誰に挨拶をお願いするかは各組織の慣習に従うようにしましょう。一般的には、乾杯の挨拶は二番目に偉い人、中締め(お開きの挨拶)は一番偉い人がやります。

一本締めが定番になっていることもあります。

スケジューラーを送る

挨拶する人が決まったら、参加者にスケジューラーを送りましょう。(日程が決まった段階で一度仮のスケジューラーを送っておくと親切です)

スケジューラーには、注意事項やタイムスケジュールを記載しておきましょう。

 

新人歓迎会 タイムスケジュール例

19:30 乾杯(次長)
19:40 自己紹介タイム(3分×20名)
20:40 歓談タイム①(20分)
21:00 歓談タイム②(20分)
21:20 挨拶(新人くん)
    挨拶(本部)
21:30 中締め(部長)
    一本締め

当日の朝リマインドを

当日の朝、出席者にリマインドをしましょう。開始時間も改めて記載すると丁寧です。

オンライン飲み会中は司会進行を頑張りましょう!

 

オンライン飲み会を成功させるコツ

職場でのオンライン飲み会を成功させるコツは、①一人ずつ発言する時間を設ける②雑談では会場をわける③フードデリバリーを用意するの3つです。

一人ずつ発言する時間を設ける

オンライン飲み会では偉い人同士の会話になりがちです。

ひたすら話を聞いているだけの飲み会では面白くありません。全員が話す機会を持てるよう一人ずつ発言する時間を設けましょう

この時、歓迎会なら「自己紹介」、送別会なら「その人との思い出」というようにテーマを事前に用意してあげましょう。時間は一人2~3分が目安です(人数によって調整)。

聞いている人はなるべくマイクをオンにして茶々を入れてもらいましょう。

発表順は幹事が決めても良いのですが、参加者全員に緊張感を持ってもらうために発言を終えた人が次に発言する人を指名するのがおすすめです。何より司会が楽です。笑

誰がまだ発表していないかわかるように工夫しましょう。Teamsなら「挙手機能」が使えます。初めに全員挙手してもらい、発表が終わったら手を下ろせば、まだ発表していない人が一目でわかります。

すみくん
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雑談では会場をわける

オンライン飲み会では2人以上同時にしゃべることが難しいので、話しやすい人数になるように会場を分けましょう。少なすぎても会話が途切れてしまうので、1会場8名前後がちょうど良いです

Teamsには2021年から「ブレイクアウトルーム」という機能が搭載されました。この機能を使えばスムーズに会場をわけられます。

Teamsブレイクアウトルームで主催者ができること

  • 小会場の複数作成・終了
  • メンバーの割り当て(手動/自動)
  • 指定したメンバーの会場移動
  • 通知の送信

フードデリバリーを利用する

オンライン飲み会では各自が食べ物と飲み物を用意しなければなりません。

そこで、会社から予算が出るならフードデリバリーを検討してみましょう。値段は一人当たり3,000円~5,000円(送料込)が相場です。

幹事が取りまとめて注文する方法、共通の注文コードを連絡することで各自注文する方法など、サービスによってやり方は異なります。利用するサービスを決めるときは注文方法も確認しましょう。

なお、フードデリバリーの注文期限は一週間前のところが多いので、余裕をもって注文してくださいね。

nonpi Foodbox

  • 配送先住所の取りまとめ、配送手配はnonpi foodboxが行う
  • 最大30,000箇所に配送が可能
  • 全国送料無料(一部離島を除く)
  • 請求書払い・クレジットカード払い対応
  • 「送別会プラン」や「採用面談プラン」などおすすめ利用シーンを想定したプランを用意
  • 注文期限は開催日4日前
家飲み便 produced by 塚田農場
  • 幹事が取りまとめてExcelで提出、または専用フォームに各自入力(共通の予約番号を記入) ※問合せ必須
  • 最大300名分の料理の配送が可能
  • セットメニューの注文なら送料無料
  • 居酒屋風の料理が楽しめる
  • 注文期限は最短で開催日2日前
DeliPa Cool
  • 幹事は専用のURLを参加者に送るだけ
  • 全国最大1,000ヶ所に一斉配送可能
  • 送料込みの料金設定
  • クレジットカード決済、請求書払い対応
  • ドリンクセットプランもあり
  • ノベルティや記念品も注文可能
  • 注文期限は最短で開催日3日前
IKUSA オンラインフードデリバリー
  • 幹事の申込は7営業日前まで
  • 参加者が自分で専用フォームから注文(5営業日前まで)
  • 参加者ごとのメニュー変更は不可
  • 関東・関西エリア以外は追加の送料
  • 一括請求も可能
  • ノベルティや記念品も注文可能
ごちクル deli BOX
  • 参加者が自分で入力する専門フォームの用意可能(10営業日前まで)
  • 送料込みの料金設定
  • 全国個別配送可能
  • ドリンクやサイドメニューの同時配送も可能
  • 請求書払い対応(クレジットカード払いは不可)
  • アレルギー・ビーガン・ハラル対応可能
  • 注文期限は開催7営業日前まで
L’api webnomi
  •  イベント専用申込ページに参加者が各自配当先住所を入力、幹事がExcelに取りまとめて注文も可
  • オーガニックフードを使用
  • 本州のみ配送料無料
  • ドリンクセットもあり

 

 

まとめ

社内でのコミュニケーション不足を解消するためにオンライン飲み会は有効です。

上手に利用して、円滑に業務を進めていきましょう。

オンライン飲み会を成功させるコツ

  • 一人ずつ発言する時間を設ける
  • 雑談では会場をわける
  • フードデリバリーを利用する

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